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Mentimeterで共同編集する方法と招待時の権限の選び方
会議用の資料を複数人で準備するとき、スライドを作る人、内容を確認する人、完成版を読む人では、必要な権限が異なります。Mentimeterでは一つのアカウントを共有せず、各自のアカウントを対象のMentiに招待して役割を分けられます。
共同編集の対象とライセンスを確認したうえで、相手に「Edit」「Comment」「View」のどれを渡すか決めましょう。
共同編集の対象はMenti Live、編集には有料ライセンスが必要
Mentimeterの共同編集機能は、Menti Liveが対象です。Menti FormやMenti Pulseを同じ方法で共同編集できるとは考えず、まず共有したい資料の種類を確認します。
他の人から共有されたMentiを編集・発表できるのは、ProまたはEnterpriseのワークスペースで有料ライセンスを持つ人です。Edit権限を付ける招待は、ProまたはEnterpriseの利用者から、ProまたはEnterpriseの有料ロールを持つ相手に行えます。
Basic・Freeの利用者やMember Liteは、共有Mentiを編集・発表できませんが、招待時の権限に応じて閲覧やコメントはできます。これは他の人から共有されたMentiについての条件です。
例えば、会議資料の質問文を一緒に作る担当者には、編集できるライセンスとEdit権限が必要です。内容を読んで確認するだけの担当者には、Viewを選べます。
招待時にEdit・Comment・Viewを役割で選ぶ
「Edit」は、共有されたMentiの内容を編集する人に渡す権限です。「Comment」は、スライドを直接変更する代わりに、確認事項や修正案を伝えたい人に向いています。
「View」は、資料を見て内容を把握する人のための権限です。会議準備の段階で、相手に何をしてほしいかを考えて選びます。
例えば、質問を作る担当はEdit、内容に意見を返す担当はComment、完成前に確認する担当はViewという分け方ができます。編集を任せる人については、招待前にライセンスも確認します。
招待するには、共有したいMenti Liveを開き、画面右上の「+」を選びます。相手のメールアドレスを入力し、表示される候補から相手を選択します。
続いて、権限を「Edit」「Comment」「View」から選び、必要ならメッセージを添えて「Send」を押します。招待された人にはメールが送られ、共有されたMentiを自分の画面から開けるようになります。
直接共有されたMentiは、招待された人の「Shared with me」からも探せます。複数のMentiを扱っている場合は、資料の所有者も確認しながら開くとよいでしょう。
スライドへのコメントは、コメント権限を付けて招待された人なら、プランを問わず使えます。編集画面の「Comments」に書いた内容は、主催者と共同作業者に見え、発表を見ている参加者には表示されません。
確認担当者は、対象のスライドで「Comments」を開き、例えば質問の意図が伝わるかをコメントできます。内容を作る担当者は、その意見を見ながら質問文を整えられます。
担当が変わった場合は、Mentiの所有者が「Collaborators」タブから招待済みの人の権限を変更できます。例えば確認だけをお願いしていた人に編集も任せるときは、その人のライセンス条件を確かめたうえで見直します。
Enterpriseで50ライセンス以上の組織では、オーナーや管理者が招待できる範囲を制限できます。招待したい相手が選べない場合は、組織の設定も確認してください。
招待方法と条件は、共同編集の公式ガイドでも確認できます。
同時編集できても、同時に発表できるのは1人
編集権限を持つ人は、同じMentiを同時に編集できます。編集中の共同作業者はアバターで表示され、誰がどのスライドを開いているかも分かります。
例えば、一人が導入スライドを整え、別の人が質問文を確認するという分担が考えられます。作業場所を見ながら準備できるため、担当する箇所を決めておくと進めやすくなります。
同じスライドに手を入れる予定があるときは、何を担当するかを先に共有しておくと、作業の意図をすり合わせやすくなります。
一方、同じMentiを同時に発表できるのは一人です。資料の準備に複数人が関わる場合でも、発表する担当者を事前に決めておきましょう。
また、二人以上が同じMentiを編集中は、AI assistantを利用できません。AI assistantを使う予定がある場合は、二人以上の同時編集と重ならないよう、作業する時間を調整しましょう。
フォルダ共有では中のMenti全体へアクセスが広がる
複数の資料をまとめて共有したい場合は、「My Mentis」にあるプライベートフォルダを共有できます。対象フォルダの三点メニューから「Share」を選び、相手のメールアドレスを入力して候補から選び、「Send」を押します。
フォルダを共有すると、その中に入っているMentiにも相手のアクセスが広がります。共有フォルダの中から特定の一件だけを、フォルダの共有権限から除外することはできません。
そのため、共有前にフォルダの中身を確かめ、見せる相手が異なる資料は別のフォルダに分けるか、必要なMentiを個別に共有します。
一つの会議資料だけ確認してもらうなら、そのMentiに相手を個別に招待する方法が考えられます。同じ人たちが複数の資料を扱う場合は、まとめるフォルダの中身を確認してから共有しましょう。
ワークスペースのフォルダは、このプライベートフォルダと同じ方法で個別共有する対象ではありません。
フォルダ共有で決まるのは、どの範囲の資料にアクセスが及ぶかです。共有Mentiを編集・発表できるかどうかは、招待相手のライセンスや権限も合わせて確認しましょう。
まずは共有するMenti Liveと、一緒に作業する人の役割を決めます。個別の資料かフォルダかを選び、必要な権限を付けてから準備を進めましょう。
