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Mentimeterのワークスペース権限を4つの役割で整理
チームでMentimeterを使うとき、契約や請求を管理する人と、会議用の資料を作る人が同じとは限りません。ワークスペースには「Owner」「Admin」「Member」「Member Lite」という役割があり、担当する仕事に合わせて分けられます。
メンバーはそれぞれのアカウントでワークスペースに参加し、役割に応じて使える機能やライセンスが変わります。ほかの人が共有したMentiを編集できるかどうかは、資料ごとの権限も別に確認しましょう。
4つの役割は管理する仕事と利用枠が違う
有料ワークスペースでは、Ownerは契約や請求を含む管理を担い、Adminはワークスペースの設定やメンバー管理を担当できます。Memberは契約プラン内の機能でMentiを作成・発表する有料ロールです。
Member Liteは無料ロールで、無料機能の範囲でMentiを作成・発表できます。資料を閲覧するだけの役割ではありません。
OwnerはFreeワークスペースにもいますが、その場合は無料ロールです。有料ワークスペースのOwnerと同じ利用枠を持つわけではなく、作成・発表は無料機能の範囲になります。
AdminとMemberはBasic・Pro・Enterpriseの有料ロールとして案内されています。まず「請求を扱うか」「設定やメンバーを管理するか」「どの機能で資料を作るか」を分けると、役割を選びやすくなります。
請求はOwner、設定とメンバー管理はAdminも担う
有料ワークスペースのOwnerは、請求やライセンスの追加、プランの変更、契約の解約を管理します。ワークスペースの設定とメンバー管理もOwnerの仕事に含まれます。
Adminも、ワークスペース設定やメンバー管理を担当できます。OwnerとAdminは、いずれも契約プランの範囲で自分のMentiを作成・発表できます。
例えば、契約内容を確認する人をOwner、日々の設定やメンバー管理を担当する人をAdminにする考え方があります。どの仕事を誰が引き受けるかを先に整理しておくと、役割を割り当てやすくなります。
招待できる人については、Basicを含む条件の説明に公式資料間で差があります。招待を行う前に、利用中のプランやワークスペースの設定を確認してください。
FreeワークスペースのOwnerは無料ロールで、ワークスペースのアップグレードはできます。上記の有料ワークスペース向けの管理説明を、Freeにもそのまま当てはめないようにしましょう。
Member Liteも無料機能でMentiを作成・発表できる
会議用の資料を作り、契約プランの機能を使って発表する担当者には、Memberという有料ロールがあります。MemberはBasic・Pro・Enterpriseの契約プラン内でMentiを作成・発表できます。
Member Liteは無料ロールで、自分のMentiも作成・発表できます。利用できるのは無料機能の範囲です。
Member Liteは全プランにあるため、有料ワークスペースでも、無料機能で足りる人に割り当てられます。
公式ガイドでは、Member Liteの無料機能での発表に月間参加者50人の枠が案内されています。FreeワークスペースのOwnerも、無料機能の範囲で、月間参加者50人の枠を使います。
例えば、無料機能で資料を作る担当者にはMember Liteを、有料プランの機能を使う担当者にはMemberを選ぶ考え方があります。必要な機能と参加規模を踏まえて決めましょう。
役割ごとの詳しい説明は、ワークスペースロールの公式ガイドで確認できます。
ロール変更で有料ライセンスの空きが変わる
MemberとMember Liteは、使う機能だけでなく、有料ライセンスの割り当ても異なります。Member LiteからMemberに変更すると、有料ライセンスを一つ使います。
逆に、有料のMemberをMember Liteに変更すると、有料ライセンスが一つ空きます。無料機能での作成・発表はできますが、有料プランの機能を使う担当者かどうかを先に確かめましょう。
有料ワークスペースでは、OwnerやAdminが「Manage members」でメンバーの役割を管理できます。誰にどの作業を任せるかを整理し、必要なライセンスの空きも確認してから変更します。
変更後は、担当者が必要な機能で準備や発表を続けられるか、本人とも確認しておくと安心です。
役割変更とライセンスの扱いは、メンバー管理の公式ガイドに案内されています。
ワークスペースの役割と個別Mentiの共有権限を分ける
ワークスペースの役割を決めた後は、共同で扱うMentiごとの権限も確認します。共有時に選ぶ「Edit」「Comment」「View」は、その資料で何ができるかを決めるアクセス権です。
共同編集の対象はMenti Liveです。ほかの人から共有されたMenti Liveの編集・発表には、ProまたはEnterpriseの有料ライセンスと、そのMentiに対するEdit権限が必要です。
例えば、Basicの有料Memberでも、自分のMentiを契約プラン内で作成・発表することと、他者の共有Mentiを編集することは別です。BasicのMemberというだけで、共有MentiをEditできるわけではありません。
Member Liteは他者が共有したMenti Liveの編集・発表はできませんが、付与された権限に応じて閲覧やコメントができます。作る人と確認する人が同じ資料でどう関わるかを、役割と共有権限の両方から考えましょう。
例えば、共同でスライドを直す担当者には、必要なプランとEdit権限を確認します。意見を伝える担当者にはComment、閲覧だけの担当者にはViewを選ぶ、という分担もできます。
アクセス権の詳しい条件は、共同編集の公式ガイドで確認できます。
まず請求やメンバー管理を担う人を決め、資料を作る人に必要な機能とライセンスを確認します。そのうえで共同作業するMentiごとに、Edit・Comment・Viewのどれを付けるかを決めてください。
