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何を基準に並べる？Menti FormのRanking質問の作り方
会議の前に参加者の意見を聞き、どの議題から話すか考えたいときがあります。Menti Formの「Ranking」では、用意した候補を回答者に並べてもらい、順番についての考えを集められます。
質問を作るときは、先に話したい順なのか、重要だと思う順なのかをはっきりさせることが大切です。会議の議題を例に、候補の作成から回答の受け止め方まで見ていきます。
先に話したい順など、順位の基準を質問文で示す
Rankingは、複数の候補について、好みや重要度などに沿った順序を尋ねたいときに使えます。同じ候補を、それぞれの回答者がどのように並べたいかを聞く質問です。
一つだけ選ぶ質問では、選んだ候補以外をどの順で扱いたいかまでは分かりません。候補同士の順番を会議準備の参考にしたい場合に、Rankingを検討できます。
例えば、次回の会議で何から話し始めたいかを知りたいなら、「先に話したい議題から順に並べてください」と書きます。候補として「顧客からの要望」「業務改善」「来月の予定」を用意する、説明用の例です。
「大切な議題」と「最初に話したい議題」は、必ずしも同じとは限りません。質問文で基準を一つに決めると、回答者も何を考えて並べればよいか分かります。
候補も、同じ会議で比較できる議題として、分かりやすい大きさにそろえておきます。広すぎるテーマと細かな作業を混ぜるより、並べる対象が何か伝わる言葉にすると答えやすくなります。
例えば「業務改善」と、その一部にも見える細かな改善案を同じ候補にすると、回答者はどちらを選ぶべきか迷うかもしれません。議題の範囲を確認し、比較したい単位に合わせて候補名を整えます。
+ CreateでRankingを加え、候補を編集する
Menti Formの編集画面を開き、「+ Create」から「Ranking」を選びます。新しくFormを作る場合は、ダッシュボードの「New Menti +」からMenti Formを選んで編集画面に進みます。
質問が追加されたら、質問欄をクリックして、並べる基準を含む質問文を入力します。会議の例なら「次回の会議で、先に話したい議題から順に並べてください」とします。
その下の説明欄には、回答の対象や背景を補足できます。例えば、どの会議について考えてほしいかを短く伝えておくと、別の会議や予定を思い浮かべて答えるのを避けやすくなります。
候補の欄には、並べてもらう議題名をそれぞれ入力します。候補を増やすときは「+ Add item」を選び、追加した欄を編集します。
入力後は、初めて見る人にも候補の違いが分かるかを確認しましょう。社内でしか通じない略語や、意味が重なって見える議題は、必要に応じて書き直します。
作成手順はFormのRanking公式ガイドでも案内されています。
回答者は候補をドラッグして順番を決める
回答者は、表示された候補をドラッグして並べ替えます。会議の例では、参加者それぞれが「先に話したい」という基準で議題の順を考えます。
同じ候補でも、担当する業務や会議で知りたいことによって、先に話したい議題は変わり得ます。並べる基準をそろえておけば、異なる立場からの回答も同じ問いとして受け止められます。
Formは、回答者がそれぞれの都合に合わせて進めるアンケートです。会議の前に共有すれば、主催者は集まった意見を議題の準備に使えます。
並べ替えの基準を説明欄にも短く添えると、回答者が候補の意味を確認しながら進めやすくなります。例えば「当日の会議で、先に話したいものから並べてください」と書けば、質問の目的が伝わります。
並べ替えの操作を知らない人に向けて、「候補をドラッグして順番を入れ替えてください」と説明欄に添えることもできます。
回答必須は答えられる候補か考えて決める
回答を必須にする場合は、質問のEditパネルで「Response required」を有効にします。オンにすると、回答がないまま次へ進むことはできません。
設定する前に、対象者が各候補を理解し、順番を考えられるかを見直しましょう。初めて参加する人には意味が伝わりにくい議題なら、説明欄で背景を補う方法があります。
回答者が比較に必要な情報を持っていない場合、順番を付ける判断自体が難しくなります。全員に必ず答えてもらう必要があるかを、会議の目的に合わせて考えてください。
回答を任意にしたい場合は、同じ必須設定をオフにします。回答する人に求める基準は、必須の場合と同じように質問文で明確にしておきましょう。
順位は議題選択の材料にし、理由は別に聞く
回答後は、FormのResultsで質問ごとの結果や回答人数を確認できます。Participantsでは、一人ごとの回答も見られます。
集まった回答を参加者全員の意見と受け止める前に、誰にFormを送り、何人が答えたかも確認します。会議に参加する人の意見を、どの範囲まで把握できているかを考える材料になります。
集まった順序は、参加者がどの議題を先に話したいと考えているかを知る材料です。一方、その順序だけで、議題の緊急性や費用、実際に検討できる時間まで決まるわけではありません。
例えば、多くの人が先に話したい議題があっても、関係者の準備状況によって当日の扱い方は変わります。回答を出発点にして、会議で決めることと、別に確認することを整理するとよいでしょう。
並べた理由も知りたい場合は、別に「Open Ended」の自由記述質問を置く方法があります。「先に話したいと考えた理由を教えてください」と短く尋ねれば、順序だけでは分からない背景も聞けます。
公開前には、公式のテスト手順のように「Share」から参加リンクを開き、回答者として基準が伝わるか、候補を並べる流れを試せます。テストで送信した回答は結果に残るため、本番回答を集める前に扱いを決めておきましょう。
質問文が一つの基準を示しているか、候補が比較しやすいか、必須設定が目的に合っているかも読み返します。集まった順序を議題選びの材料にし、必要な理由や実施条件は別に確認して会議の準備に進めます。
