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Menti FormのFieldsで連絡先を項目ごとに集める方法
研修後の資料を送りたいとき、回答者の名前とメールアドレスを一つの文章欄にまとめて書いてもらうと、必要な情報を見分ける手間がかかります。Menti Formの「Fields」なら、一つの質問の下に入力欄を分けて置けます。
例えば「お名前」「メールアドレス」という欄を用意すれば、それぞれの回答が項目ごとに整理されます。連絡先を集める目的と、結果を誰に見せるかも、フォームを共有する前に考えておきましょう。
Fieldsは関連する短い情報を項目ごとに聞ける
Fieldsは、関連する複数の情報を一つの質問で聞きたいときに向いています。各入力欄にラベルを付け、回答者はそれぞれの欄に別々に入力します。
関連する項目を別々の質問として作る方法もありますが、Fieldsなら一つの質問にまとめられます。回答する側も、どの情報を組にして入力するのかを把握しやすくなります。
例えば研修資料の送付先を尋ねるなら、「お名前」と「メールアドレス」を別の欄にする方法があります。
作成者は、回答者ごとに結び付いた情報を確認できます。何についての入力かを欄のラベルで示しておけば、回答者も必要な情報を分けて書きやすくなります。
研修の感想や改善案を一つの文章で聞きたいなら、自由記述の「Open Ended」が向いています。連絡先はFieldsで分けて集め、感想が必要なら別にOpen Endedの質問を置く、といった組み合わせも考えられます。
+ CreateからFieldsを追加し、質問と欄を整える
新しく作る場合は、ダッシュボードの「New Menti +」から「Menti Form」を選びます。すでにフォームがある場合は、それを編集画面で開いてください。
編集画面で「+ Create」を選び、「Questions」にある「Fields」を選ぶと、質問を追加できます。
質問欄を直接クリックし、何を入力してほしいかを書きます。先ほどの例なら「研修後の資料送付先を教えてください」とします。
質問の下にある「Add a description」には、情報を集める理由や使い方を添えられます。例えば「研修資料の送付に使います」と書くと、回答者は入力を求められる目的を理解しやすくなります。
次に、各入力欄のラベルをクリックして、「お名前」「メールアドレス」のように編集します。欄を増やすときは「+ Add field」を選び、追加した欄にも分かりやすいラベルを付けます。
例えば「連絡先」とだけ書くより、「メールアドレス」と示すと、どの情報を入力してほしいか明確になります。質問の説明では用途を、各欄のラベルでは入力する項目を伝えます。
フォームを開いた人が、質問文と各ラベルを読んで、どこに何を書けばよいか分かるか確認しましょう。必要な項目を一つずつ分けることで、長い欄の中から情報を探す手間を減らせます。
作成手順と結果の表示例は、Fieldsの公式ガイドにまとめられています。
必須設定と結果の見え方を確認してから共有する
Fieldsへの回答を必須にしたい場合は、その質問のEditパネルで回答必須の設定を有効にします。オンにすると、回答がないまま次へ進むことはできません。
まず、その質問がフォームの目的に必要かを考え、回答者に何を書いてほしいかを伝えましょう。必要な情報を受け取るための設定と、入力内容を説明する文章は、両方を整える必要があります。
Fieldsの公式ガイドでは、結果の「Responses view」に回答者ごとに一つのカードが表示されます。入力されなかった欄には「No response」と表示されます。
一人分の情報がまとまるので、作成者は必要な項目がそろっているかを見分けられます。「No response」は未入力を示す表示ですから、入力された内容を利用できるかは別に確かめましょう。
必要な項目と説明文を先に決める
連絡先の質問を作る前に、集めた情報を何に使うか決めましょう。研修資料の送付先を知りたいなら、まずその目的に必要な欄を考えます。
「お名前」と「メールアドレス」を尋ねる場合は、どちらも何のために必要かを説明できるようにします。例えば宛先の確認に名前を使うのか、メールアドレスだけで足りるのかを、実際の運用に合わせて考えます。
説明欄には、決めた利用目的を具体的に書きます。回答後に主催者がどのように扱う情報なのかを示し、質問文とラベルもその目的に合うように整えます。
同じフォームで他の質問も尋ねるなら、連絡先と回答が回答者単位で扱われることを意識して、何を集めるかを決めましょう。
回答者向けの結果表示はForm Settingsで選ぶ
Fieldsの回答必須と、回答者が結果を見られるかどうかは別の設定です。Menti Formの編集画面でタイトル横の「Settings」を開き、結果表示を選びます。
「Never show」は結果を回答者に見せない設定です。「After responding」では、回答者は回答後に、それまでに集まった結果を見られます。
例えば、連絡先を主催者が資料送付に使うだけで、回答者同士に結果を見せる必要がないなら、「Never show」を選ぶ判断ができます。
回答者に結果を見せない設定でも、作成者は集まった回答を確認できます。回答者向けの表示と、作成者が結果を扱うことを分けて考えましょう。
連絡先を集める場合は、利用目的に加え、回答者へ結果を見せる必要があるかを公開前に考えましょう。設定の選び方は結果表示の公式ガイドでも確認できます。
公開前には、公式のテスト手順のように「Share」から参加リンクを開き、入力欄と説明を回答者の立場で確認する方法もあります。必須設定を使う場合は、欄を空けたときの進み方も確かめましょう。
テストで送信した内容は結果に残るため、実際の連絡先を使わず、テスト結果の扱いを本番前に決めておきます。
Fieldsの質問文と説明、各欄のラベルを整えたら、回答必須と結果表示を順に確認します。必要な情報だけを、何に使うか伝えたうえで集めるフォームに仕上げましょう。
