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Mentimeterのワークスペース設定で共有範囲を見直す
Mentimeterをチームで使うときは、ワークスペースに加入できる人、共有するMenti、参加者名や結果を見られる人を分けて考えます。それぞれに関わる設定は、Workspace Settingsにあります。
例えば、共有領域を有効にしても、個人のプライベートMentiがすべて自動で共有されるわけではありません。何を誰に見せたいかを決めてから、対象の設定を見直しましょう。
Workspace Settingsは設定ごとに作用する対象が違う
OwnerやAdminは、Workspace Settingsからワークスペースの設定を管理できます。画面には「General」「Permissions」「Security」「LTI Integration」があり、表示・変更できる項目はロールやプランによって異なります。
共有範囲に関わる設定は、主に「Permissions」にあります。加入できる人の条件、共同作業者に招ける人、共有領域の利用、発表後の結果表示は、それぞれ別の項目です。
同じ「共有」の話でも、ワークスペースへの加入と、個別の資料に誰がアクセスできるかでは対象が違います。まず変えたいのがどちらかを整理すると、設定を選びやすくなります。
加入できる人と共同作業者に招ける人を分ける
ワークスペースに誰が参加できるかを確認するときは、「Manage Email Domains」「Workspace Discovery」「Invite Link Control」を見ます。許可するメールドメイン、ワークスペースを見つけられるか、招待リンクからの加入に関わる設定です。
ワークスペースへの参加に管理者の承認を求めることもできます。ただし、この承認設定はワークスペースでSSOを使う場合には利用できません。
一方、「Add collaborators」はMentiやフォルダの共同作業者として、誰を招待できるかを定めます。加入できるメールドメインの設定を変えることと、個々のMentiに編集権限を付けることは別です。
例えば、ワークスペースへの加入対象を決めた後で、資料ごとに誰と作業するかを考えます。共同作業者の対象を確認したうえで、必要な相手に個別の共有権限を付けましょう。
Workspace Mentisを有効にしても私有Mentiは自動共有されない
「Share workspace Mentis」は、チーム向けの共有領域「Workspace Mentis」を使えるようにする設定です。ここで作成したMentiや、プライベート領域から移したMentiをワークスペースで共有できます。
設定を有効にしても、既存のプライベートMentiは自動で共有領域に移りません。Workspace Mentisに置いていない資料は、作成者と個別に招待された共同作業者の範囲にとどまります。
共有領域にあるMentiの資料と結果には、ワークスペースのメンバーがアクセスできます。ただし、閲覧できることと、編集・発表できることは同じではありません。
ProまたはEnterpriseのワークスペースでは、有料Memberが共有Mentiを編集・発表できます。Member Liteは共有Mentiを閲覧し、コメントできますが、編集・発表はできません。
チームで資料を引き継ぐ際は、共有領域に置く資料と結果をメンバー全体に見せてよいか考えましょう。共有資料の権限は、Workspace Mentisの公式ガイドでも確認できます。
参加者名と結果の表示は発表ごとの設定も確認する
「Share participant names」は、発表者がライブセッションで参加者名を収集・表示できるようにする設定です。許可しただけで、すべてのMentiに名前が付くわけではありません。
参加者名の収集はPro・EnterpriseのMenti Liveで使え、各Mentiでは初期状態でオフです。発表者が各Mentiの「Participant Settings」で「Participant names are required」をオンにすると、参加者は参加時に名前を入力します。
名前は発表中の画面やResultsページに表示されることがあります。画面共有の有無や結果を見る相手も考えて、その発表で名前を集めるか決めましょう。
発表後の結果については、Permissionsの「Results」にある「Access to results」が別の設定です。この項目では、発表後に参加者へ結果を見せるかどうかを発表者が選べるようにします。
これはWorkspace Mentisに置いた資料の結果へメンバーがアクセスできることや、結果リンクを外部に共有する操作とは分けて考えます。参加者に見せる結果と、チームで保管する結果の範囲をそれぞれ確認しましょう。
Excelの書き出し制限は通常の結果共有とは別
結果のExcel書き出しはBasic・Pro・Enterpriseで利用できます。Enterpriseには、それとは別に、ワークスペース全体のExcel書き出しを制限する「Limited results export」があります。
OwnerやAdminはWorkspace Settingsの「Permissions」から「Results」を開き、この制限を設定できます。制限中は、一つのプレゼンテーションに参加者が10人未満のセッションが一つでもあると、そのプレゼンテーションのExcel書き出しが無効になります。
さらに、Excelに出力される回答とQ&Aからタイムスタンプが除かれます。対象や条件の詳細は、Excel書き出しの公式ガイドを確認してください。
変更前に対象のMentiと閲覧者を確認する
設定を見直すときは、まずチームで扱うMentiを一つ取り上げ、資料の現在の保存先と共同作業者を確認します。結果に参加者名や自由記述が含まれる場合は、誰に見せるかもあわせて考えましょう。
プライベートMentiにワークスペース外の共同作業者がいる場合、Workspace Mentisへ移す前に、その共同作業者を外す必要があります。移動後の閲覧範囲と、引き続き作業する人を確認してから共有領域へ移しましょう。
