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MentimeterのWorkspace Mentisで資料を共有する手順
会議や研修に使ったMentiを、チームのほかの担当者にも引き継ぎたい。そんなときは、個人の「My Mentis」から共有場所の「Workspace Mentis」へ移せます。
共有されるのは資料だけではありません。ワークスペースのメンバーは結果にもアクセスできるため、移す前に回答内容と共有先を確認しましょう。
Workspace Mentisに置くと資料と結果をメンバーが見られる
Workspace Mentisは、ワークスペース内のメンバーとMentiを共有する場所です。ここにMentiを作成したり、個人のMentiを移したりすると、メンバーはその資料と結果にアクセスできます。
例えば、過去に回答を集めた研修用Mentiを移す場合、スライドだけでなく、これまでの結果も共有対象です。自由記述や参加者名など、結果に含まれる内容を確かめ、ワークスペース内の誰が見られるかを考えましょう。
ワークスペースのメンバーは、発表の参加者と同じとは限りません。資料を引き継ぐ同僚が所属しているかと、結果を見せる範囲を先に確かめておきます。
同じMentiを複数回使っている場合は、直近の発表だけでなく、以前の回答がどのように残っているかも確かめましょう。
共有領域の利用を有効にしただけで、My MentisにあるMentiが自動で移動することはありません。共有領域に置いていないMentiは、作成者と個別に招待された共同作業者の範囲で扱われます。
ワークスペースの全員に見せたい資料なのか、限られた人とだけ作業したい資料なのかを先に決めると、共有方法を選びやすくなります。
移動前に外部共同作業者がいないか確認する
ワークスペース外の共同作業者を招いているMentiは、その人を外してからでないとWorkspace Mentisへ移せません。移動前に、今の共同作業者と引き続き必要な作業を確認してください。
外部の人と共同作業を続ける必要がある場合は、共有領域へ移すかどうかを関係者と相談しましょう。Workspace MentisにあるMentiへ外部の共同作業者を招くときは、先にそのMentiを共有領域から出す必要があります。
外部の人を外すことと、ワークスペースのメンバーへ資料と結果を共有することは、別の変更です。両方の影響を確認してから移動先を決めましょう。
My Mentisの「Move to...」からWorkspaceへ移す
結果の内容と共同作業者を確認したら、My Mentisで共有したいMentiを探します。対象Mentiの三点メニューを開き、「Move to...」を選んでください。
移動先を選ぶ画面で「Workspace」を選び、「Move」を押します。Mentiの作成者は、Mentiを共有領域に移したり、そこから戻したりできます。
移動後はWorkspace Mentisを開き、対象Mentiが共有場所にあることを確認します。チームにも資料名や引き継ぎの目的を伝えておくと、使う資料を探しやすくなります。
共有したい資料がまだない場合は、Workspace Mentisで直接新しいMentiを作る方法もあります。新規作成する場合も、そこで扱う資料と結果はワークスペースのメンバーがアクセスすることを踏まえて準備しましょう。
まだ回答がない資料でも、今後そのMentiで集める結果がチームのアクセス対象になることを考えておきます。
Workspace Mentisが見当たらないときは、参加しているワークスペースと共有設定を管理者に確認します。Pro・Enterpriseでは、Ownerが共有プレゼンテーション機能をWorkspace Settingsでオフにできると公式ガイドに案内されています。
編集できる人と、閲覧・コメントできる人を分ける
共有したMentiの編集・発表ができるかどうかは、メンバーの役割とプランによって異なります。ProまたはEnterpriseワークスペースの有料Memberは、Workspace MentisのMentiを編集・発表できます。
Member Liteは、共有されたMentiを閲覧したりコメントを残したりできますが、編集・発表はできません。資料と結果にアクセスできることと、資料を編集できることを分けて考えます。
Member Lite自身のMentiは、無料機能の範囲で作成・発表できます。ここでの制限は、Workspace Mentisに共有されたMentiを編集・発表する操作についてのものです。
例えば、内容の確認を担当する人と、次の研修に合わせてスライドを直す人では、必要な権限が違います。共有前に、誰が閲覧し、誰が編集や発表を引き継ぐかを整理しておきましょう。
共有領域の利用条件はWorkspace Mentisの公式ガイドでも確認できます。
一部の人だけに見せるなら個別招待、戻すなら同じ移動操作
一部の同僚だけに資料を共有したい場合は、MentiをMy Mentisに置いたまま、共同作業者を個別に招待する方法があります。Menti Liveでは、相手に付けるアクセス権を「Edit」「Comment」「View」から選べます。
Viewは閲覧、Commentはコメント、Editは編集のための権限です。共有する目的に合わせて相手ごとに選びます。
この個別招待でも、共有MentiのEditにはProまたはEnterpriseの有料ロールが必要です。閲覧だけを頼みたい人と、内容の編集を頼みたい人に、同じ権限を付ける必要はありません。
Workspace Mentisに置いたMentiをMy Mentisへ戻す場合は、共有領域側で対象の三点メニューを開き、同じ「Move to...」の操作で戻し先を選びます。「Move」を押して移動します。
戻したMentiを特定の人と引き続き扱う場合は、その資料の個別共有の状態を確認しましょう。
資料や過去の結果をワークスペース全体に見せてよいか、移動前に確かめてください。共有相手が限られる場合は、個別招待を選ぶこともできます。
