ブログ
Mentimeterのワークスペースでメンバーを招待・管理する
Mentimeterのワークスペースに新しい担当者を迎えるときは、管理画面からメールまたは招待リンクを使えます。メール招待ではロールを選べますが、招待リンクから加入した人は有料のMemberになります。
招待を送った後も、相手が承諾するまでは招待中です。参加後のロール変更や、離任時の操作とは分けて管理しましょう。
Manage membersからメールで招待し、承諾を待つ
公式ガイドでは、ワークスペースのOwnerやAdminが「Manage members」からメンバーを管理します。ダッシュボードの設定メニューを開き、「Manage members」を選んでください。
メンバー一覧で「+ Invite」を押し、招待したい人のメールアドレスを入力します。一人ずつの入力に加え、複数人のアドレスをまとめて入力することもできます。
続いてロールを選び、「Invite」を押します。選べるロールは契約プランによって異なるため、担当者に必要な機能と有料ライセンスの空きを確認してから選びましょう。
例えば無料機能での利用を予定している人をMember Liteとして迎えたい場合は、メール招待のロール選択でMember Liteを確認します。Member Liteも、無料機能の範囲で自分のMentiを作成・発表できます。
招待メールには、その人向けの固有リンクが届きます。相手がリンクから招待を承諾するとワークスペースに参加でき、アカウントがない場合は先に登録できます。
メールを送っただけでは参加済みになりません。相手がまだ使えないときは、まず招待先のアドレスと承諾状況を確かめましょう。
招待リンクから参加した人は有料Memberになる
招待リンクを使う場合も「Manage members」の「+ Invite」から始めます。「Workspace invite link」の横にある「Copy」を押してリンクをコピーし、招待したい人に共有します。
このリンクから加入した人は、有料のMemberとして追加されます。Member Liteを割り当てたい場合は、メール招待でロールを選ぶ方法を使いましょう。
リンクの利用者は、ワークスペースで許可されたメールドメインに合うアドレスを使う必要があります。参加に管理者の承認を求める設定もあるため、相手が参加できない場合は、Workspace Settingsの「Permissions」で許可ドメインや承認設定を確認してください。
招待リンクを共有する前に、迎える人の役割と利用できるライセンスを確かめておくと、加入後の割り当てを見通しやすくなります。参加条件の詳細は、ワークスペース参加設定の公式ガイドで確認できます。
招待中は取消・再送、参加後はRoleを変更する
招待先を間違えたときやメールが届いていないときは、保留中の招待を取り消したり再送したりできます。メンバー一覧で対象のメールアドレスの三点メニューを開き、「Cancel invitation」で取り消し、「Resend invitation」で再送します。
相手がすでに招待を承諾している場合は、参加済みメンバーとして管理します。招待の取消と、参加後にワークスペースから外す操作は別なので、対象者の状態を先に確認してください。
参加済みメンバーのロールを変えるには、「Manage members」の「Role」列にある現在のロールの横の矢印を選びます。Member LiteからMemberにすると有料ライセンスを一つ使い、MemberからMember Liteにすると一つ空きます。
Member Liteに変更した後は無料機能の範囲での利用になるため、引き続き必要な機能を本人と確認しておきましょう。ロールをMemberに変えても、他の人のMentiを共同編集できるかどうかは、そのMentiの共有権限やプランにも左右されます。
離任時はBasic・ProとEnterpriseで操作が異なる
担当者が離任するときは、アクセスの整理とあわせて、使っていた資料を誰が引き継ぐかも確認します。Basic・ProとEnterpriseでは、管理者が使う操作が異なります。
Basic・ProはRemove from workspaceで外す
Basic・Proでは、「Manage members」で対象者の三点メニューを開き、「Remove from workspace」を選びます。対象者はワークスペースから外れますが、アカウントはFreeプランとして残り、本人は引き続き利用できます。
ワークスペースの資料や共有テンプレート、共有テーマは残り、その所有権はワークスペースのOwnerに移ります。一方、Basic・Proには個人のプライベートMentiを管理者が他のメンバーに移管する機能はありません。
必要な資料が本人のプライベート領域にある場合は、離任前に本人と所在や共有方法を確認しましょう。ワークスペースから外すことと、本人のアカウントを永久に削除することは異なります。
EnterpriseはDeactivateとTransfer assetsを使い分ける
Enterpriseでは、メンバーを外す代わりにアカウントを無効化します。「Manage members」の対象者の三点メニューから「Deactivate account」を選ぶと、その人はMentimeterにアクセスできなくなり、使用していたライセンスも空きます。
再び利用する必要が生じた場合は、OwnerまたはAdminが同じ一覧の対象者の三点メニューから「Add to workspace」を選び、再有効化できます。
資料の移管は無効化とは別の操作です。EnterpriseのOwnerやAdminは、対象者の三点メニューで「Transfer assets」を選び、移管先となるワークスペースメンバーを指定できます。
この移管はプライベートMentiを含む、その人のコンテンツ全体を対象にします。個人の資料は移管先の「My presentations」内の「Transferred assets」フォルダーに入り、共有資料は元の場所に残って所有者が変わります。
無効化の前に、必要な資料が共有または移管されているか、移管する場合は対象と引き継ぎ先を確かめてください。操作後は移管の成否を知らせるメールも確認しましょう。
各操作の詳細は、メンバー管理の公式ガイドで参照できます。招待先に割り当てるロールとライセンス、離任する人の資料の所在を整理してから、それぞれの状態に合う操作を選びましょう。
