ブログ
オンラインイベントの企画・開催手順｜目的から当日運営まで
オンラインイベントは、配信ツールを選ぶ前に、終了後に参加者が何を理解し、どんな判断や行動をできるようにしたいかを決めます。その到達点から対象者、参加導線、進行、運営担当を組み立てると、準備の抜けを減らせます。
開催後に何を決めてもらうかを先に定める
たとえば製品紹介なら「機能を知る」だけでなく「自社の課題に合うか判断する」、研修なら「説明を聞く」だけでなく「手順を一つ実演する」といった形で、参加後の変化を表します。終了時の質問や後日のフォローも、この到達点に合わせて用意します。
誰に届けるかは、知識の前提、参加人数、言語、使う端末などから絞ります。オンライン開催でも配信環境や運営人員の準備は必要なため、開催形式だけで費用や集客成果が決まるとは限りません。
参加者の導線から配信形式と案内方法を決める
同じ時間に質問へ答えたいならライブ配信、時間を合わせにくい参加者にも届けたいなら録画視聴が候補です。録画ではその場の質疑ができないため、質問窓口や後日の回答方法も合わせて設けます。
対面とオンラインを組み合わせる場合は、会場の発言だけで進行せず、遠隔参加者の音声や質問を拾う担当を置きます。案内には日時、対象者、会議リンク、問い合わせ先をまとめ、Slidoを使う場合は参加コード・リンク・QRのうち迷わず開ける入口を示します。
Slidoの遠隔開催ガイドでは、参加者がコード・リンク・QRから参加し、Present modeで質問や投票結果を示す使い方が紹介されています。会議への参加方法と質問・投票の入口が別なら、案内を出すタイミングも分けておきます。
進行表に投票と質問の時間を組み込む
開始前の接続案内、冒頭のウォームアップ、説明の区切りでの理解確認、質問、終了時の振り返りを、目的に沿って進行表へ配置します。投票を何分ごとに入れるかを固定せず、参加者に考えてほしい問いがある場面で使います。
たとえば製品説明の後に「自社で導入するなら、最初に解決したい課題は何ですか」と尋ねれば、その後の説明を参加者の関心に合わせられます。質問を随時受け付ける場合は、重複をまとめて登壇者へ渡す担当を決め、終了時には目的に応じた理解度や次の行動を尋ねます。
リハーサルから当日運営までの役割を決める
司会は進行と時間、登壇者は説明と回答、技術担当は音声・映像・画面共有、質問担当は投稿の整理を受け持つと、トラブル時の判断が集中しにくくなります。少人数なら兼任でも、配信が止まった場合に誰が代替案を動かすかは決めておきます。
リハーサルでは主催者側だけでなく参加者の導線から入り、音声、画面共有、投票、質問の投稿まで試します。Slidoの接続要件は開演前のテスト、有線接続、予備回線を勧めているため、あわせて配信サービス側の通信条件も見ます。
終了後に録画や質問記録を共有する場合は、対象範囲や保存方法を参加者への案内と組織のルールに合わせます。イベントの成果は視聴者数だけで判断せず、最初に決めた参加者の判断や行動に照らして次回へつなげます。
